Poka Yoke to jedno z podstawowych narzędzi Lean Management. Metoda ta opiera się na zbudowaniu skutecznego systemu kontroli opartego na przewidywaniu potencjalnych błędów i ich zapobieganiu. Jednym z ważniejszych jej elementów jest zdanie sobie sprawy, że wiele pomyłek występujących w trakcie pracy wynika z braku stuprocentowej koncentracji pracownika – stanu, który w pewnym momencie dnia może dotknąć każdego. Działania poka yoke dążą do tego, aby nawet momenty dekoncentracji nie powodowały powstawania błędów. Jak wygląda zastosowanie poka yoke w praktyce?
Czym jest Poka Yoke?
Podczas analizy procesu powstawania wad produktu z łatwością zauważyć można, że pomiędzy pomyłką, a potencjalnym defektem występuje przestrzeń na jeden istotny krok: możliwość wykrycia błędu i zapobiegnięcia powstaniu defektów. To właśnie tak Shigeo Shingo, będący jednym z głównych ogniw tworzenia systemu produkcyjnego Toyoty stwierdził, że stwarzanie warunków, w których błąd nie może się zdarzyć, lub też zostanie natychmiast wyłapany jest najlepszą metodą ograniczania wadliwości produktów.
Poka Yoke pozwala pracownikowi na chwilowe momenty dekoncentracji, wykluczając spowodowane nią błędy i tym samym odciążając pracownika fizycznie i psychicznie. Świadomość, że nawet bez stuprocentowego skupienia możliwe będzie poprawne złożenie elementu sprawia, że pracownicy wykonują swoje zadania ze spokojem, co automatycznie przekłada się na efektywną i wydajną pracę całej linii.
Metoda poka yoke jest stosowana najczęściej w środowiskach produkcyjnych, jednak zapoznając się z jej filozofią nie trudno zauważyć, że wykorzystywanie jej w życiu codziennym niesie za sobą równie duże korzyści. Wystarczy przyjrzeć się elementom życia codziennego by dostrzec, że część z nich nie ułatwia życia. Możliwość wykonania pewnych czynności na wiele sposobów, z czego tylko jedna z nich jest poprawna powoduje, że większość osób nie skoncentrowanych na zadaniu wykona wykorzysta wpierw wszystkie błędne opcje.
Karta sim jest najpopularniejszym przykładem zastosowania Poka Yoke w życiu codziennym.
Zastosowanie Poka Yoke?
Jednym z podstawowych powodów, dla których przedsiębiorstwa stosują wszelkiego rodzaju systemy kontroli jest konieczność uzyskania zgodności produktu z obowiązującymi dla niego standardami. Aby system ten działał jednak poprawnie i efektywnie, konieczne jest uprzednie stworzenie odpowiednich warunków. Wśród wymagań istotnych podczas tego procesu jest przełączenie myślenia z trybu „błąd jest winą pracownika”, na „co zrobić, by pracownik błędu nie popełnił”.
Aby tak się stało należy jednak stworzyć warunki, w których wystąpienie błędu jest mało prawdopodobne, a więc zrobienie wszystkiego tak, by nawet najbardziej rozkojarzony pracownik miał szansę uniknąć błędu lub stosunkowo szybko wyłapać go i naprawić. Najlepszym przykładem takiego działania jest tworzenie sytuacji, w których istnieje jedynie jedna poprawna droga wykonania zadania – połączone części tylko w jeden sposób mogą stworzyć całość. Można też przygotować dla pracownika pełen zestaw części wymaganych do ukończenia danego elementu – jeśli któraś z części zostanie nieużyta, logiczne jest założenie, że element jest złożony niepoprawnie i zadanie należy wykonać ponownie.
Aby narzędzie poka yoke funkcjonowało poprawnie, specjaliści Lean Management proponują przestrzeganie czterech podstawowych zasad. Po pierwsze, kontrola działań przeprowadzana jest jak najbliżej źródła (w gemba). Jeśli więc wiadomo, że błąd powstały na danym odcinku linii produkcyjnej będzie powodował problemy w dalszych etapach produkcji, to właśnie tam należy skupić działania kontrolne, które wykryją defekt zanim ten trafi do kolejnego etapu produkcyjnego. Po drugie, konieczne jest zachowanie rozsądnych proporcji w relacji kontrola elementu, a jego znaczenie dla całej produkcji. W praktyce oznacza to skupienie większych zasobów systemu kontroli tam, gdzie potencjalne defekty będą miały większy wpływ na całość produkcji.
Po trzecie, prostota i efektywność. Skomplikowane, zautomatyzowane systemy bywają przydatne, jednak nie należy zakładać, że zawsze okażą się lepsze niż proste, tanie rozwiązania. Wiele błędów znacznie łatwiej i szybciej wychwycimy manualnie, a niżeli dzięki skomplikowanemu systemowi kontroli. Ostatnią zasadą proponowaną przez specjalistów Lean Management konieczną do poprawnego działania poka yoke jest wykonywanie w pierwszej kolejności rzeczy oczywistych. Poważne problemy są często łatwe do rozwiązania bez konieczności angażowania kosztownych środków kontrolnych i naprawczych. Największą efektywność systemu uzyskuje się korzystając z metod, które nie wymagają wielkiego wysiłku.