Istnieje to pięć kroków, które stosuje się od kilkudziesięciu lat w japońskich firmach. Obecnie, sposób ten jest znany w Stanach Zjednoczonych, a także w innych krajach. Korporacje i przedsiębiorstwa, które stosują metodę 5S, rozszerzają swój zakres na cały świat – w ten sposób, metoda ta znana jest również w Polsce. Zarządzanie Lean Management jest bardzo korzystne przede wszystkim dla pracowników firm.
Podstawową zaletą systemu 5S, jest wspólne przeprowadzanie czynności i szukanie nowych, lepszych rozwiązań. System 5S jest przeznaczony dla każdej branży. Zastosowanie go w biurze, w warsztacie czy nawet w restauracji, przyniesie nam same pozytywne efekty. Japonia jest krajem, w którym szczególnie przestrzega się porządku i stale podnosi się jakość pracy.
Proces segregacji
Pierwszy krok pozwoli nam pozbyć się ze stanowiska pracy wszystkich zbędnych przedmiotów – nawet tych, które trzymamy na wszelki wypadek, nadal z nich nie korzystając. Segregacja dokumentów, narzędzi oraz innych pomocy i przedmiotów na naszym stanowisku pracy, jest konieczna. Proces ten musi odbywać się zespołowo. Osoby, które w nim uczestniczą, mają za zadanie naklejać czerwone kartki na wszystkie te przedmioty, które ich zdaniem są zbędne w danym miejscu.
Osoba, która pracuje przy tym stanowisku, musi określić jak ważne są poszczególne przedmioty, do czego służą i jak często są wykorzystywane. Przedmioty oznaczone na czerwono, są następnie transportowane w kartonie w inne miejsce. Segregacja w ten sposób jest bardzo pomysłowa. O wiele prościej jest nam zarządzać dobrami, którymi dysponujemy w pracy.
Systematyka
Po usunięciu niepotrzebnych elementów ze stanowiska, należy znaleźć miejsce na pozostałe rzeczy. Każdy dokument, narzędzie itp., musi mieć swoje własne, stałe miejsce. Przy każdym stanowisku pracy powinno nam się wygodnie pracować. Zachowanie porządku jest naturalną czynnością i obowiązkiem każdego pracownika.
Proces ten również odbywa się zespołowo – razem najlepiej jest uzgodnić, jakie miejsca będą odpowiednie do przetrzymywania konkretnych przedmiotów. Podczas układania przedmiotów, należy opierać się o wygodę, przydatność oraz ergonomię miejsca. Po dokonaniu takiej zmiany, pracownik danego stanowiska musi już zawsze utrzymywać porządek. Kierownik zarządzający procesem, musi brać pod uwagę wszelkie potrzeby pracownika, który korzysta z danego stanowiska.
Sprzątanie
Oprócz skupiania się na przedmiotach, jakich używamy do pracy, należy również pamiętać o czystości na stanowisku. Proces sprzątania obejmuje czyszczenie biurka, wszystkich narzędzi oraz miejsca wokół. Czasem – jeśli zachodzi taka potrzeba, stanowisko pracy należy odmalować. W momencie, gdy nasze stanowisko jest uprzątnięte, odnowione i świeże, czujemy potrzebę, by codziennie zaczynać i kończyć pracę w tak czystym miejscu.
Warto dodać, że pierwsze, generalne sprzątanie może nam zająć więcej czasu. Później, jest to tylko kwestia trzymania porządku. Jeśli okaże się, że utrzymanie porządku jest trudne, najprawdopodobniej źle przeprowadziliśmy poprzednie etapy. Generalne sprzątanie powinno odbywać się tydzień lub co miesiąc, w zależności od specyfiki firmy.
Standaryzacja
W momencie, gdy trzy pierwsze kroki zostały pomyślnie przeprowadzone, czas na standaryzację. Jest to krok, który polega na wywieszaniu informacji oraz obrazków czy piktogramów o sposobie wykonywania konkretnych prac. Oprócz tego, przy stanowisku powinny znaleźć się informacje o przechowywaniu i układaniu konkretnych produktów. Wszelkie instrukcje – pisemne i obrazowe, znacznie ułatwią naszą pracę oraz pomogą w szkoleniu nowych pracowników.
Samodyscyplina
Piąty, końcowy etap, jest dowodem na to, że wszystkie poprzednie ‘’S’’, zostały dopracowane. Jest to jednak początek – czystość odpowiednie ułożenie oraz pozostałe czynności, jakie zostały wcześniej przeprowadzone, muszą się już utrzymać. Aby prawidłowo funkcjonować w firmie, należy przestrzegać powyższych zasad.
Wykonywanie codziennych obowiązków jest łatwiejsze i bardziej komfortowe, gdy wokół naszego stanowiska panuje nienaganny porządek. Korzystając z metody 5S, mniej czasu poświęcimy na szukanie dokumentów czy narzędzi. Piąty krok, ma na celu utrzymanie porządku i przestrzeganie wszystkich poprzednich ‘’S’’. Ponadto, w ramach ostatniego kroku, możemy wciąż szukać sposobów na udoskonalenie naszej pracy.