5S to dziś jedno z podstawowych narzędzi Lean Manufacturing i Lean Management, podsuwające zestaw technik i metod wspomagających ustanawianie i utrzymywanie wysokiej jakości stanowisk pracy w organizacjach. Skupiające się na właściwej organizacji środowiska pracy techniki pozwalają na doskonalenie kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa i zwiększenie stabilności procesów, przez co traktowane są dziś jako podstawa Lean Management i wdrażane jako pierwsze w firmach produkcyjnych i usługowych przestawiających się na działania w oparciu o Kaizen. W systemie 5S można wyróżnić 5 kolejnych kroków umożliwiających uporządkowanie działań na stanowiskach pracy i zapoczątkowanie wysokiej stabilności procesów i działań. Poszczególne kroki to kolejno:
- 1. S – Sortowanie (jap. Seiri),
- 2. S – Systematyka (jap. Seiton),
- 3. S – Sprzątanie (jap. Seiso),
- 4. S – Standaryzacja (jap. Seiketsu),
- 5. S – Samodyscyplina (jap. Shitsuke).
Na czym polegają i w jaki sposób wdrożyć je w różnych warunkach pracy?
Sortowanie
Pierwszą z czynności, jaką należy wykonać wprowadzając system 5S jest sortowanie, którego celem będzie odseparowanie ze stanowiska pracy wszelkich elementów zbędnych do jej wykonywania. Stanowisko ma być wyposażone wyłącznie w narzędzia, przyrządy i instrukcje, które są dla danej pracy konieczne. W efekcie znika więc z niego każdy nadmierny skrawek materiału, instrukcja obsługi czy przyrząd, a w przypadku pracy biurowej także niepotrzebne dane i dokumenty. Sortowanie pozwala na utrzymanie stanowiska pracy w czystości, a jednocześnie na wyrobienie nawyku usuwania z niego wszystkiego, co nie jest tam w danym momencie potrzebne.
Właściwie przeprowadzone sortowanie pozwala na eliminację problemu zagracenia stanowisk pracy, marnotrawienia czasu na odnajdywanie niezbędnego pracownikowi wyposażenia, gromadzenia zbędnych zapasów materiałów i komponentów czy problemu zbyt dużych stanowisk pracy nie wymagających w rzeczywistości tak dużej przestrzeni. Sortowanie nie zawsze oznacza jednak całkowite pozbywanie się rzeczy zbędnych. Niejednokrotnie zdarza się, że to, co w danej chwili niepotrzebne, może przydać się w momencie wykonywania zadania kolejnego. Do tego celu służą tu czerwone etykiety, którymi oznacza się elementy przekazywane do swoistej „poczekalni” i przechowywane w tzw. magazynie czerwonych etykiet.
Systematyka
Tu zasady działania są bardzo proste – wszystkie elementy stanowiska pracy mają zostać oznaczone i zorganizowane w taki sposób, by ich odnalezienie, identyfikacja i dostęp do nich nie był w żadnym momencie pracy utrudniony. Systematyka pozwala między innymi na wpuszczenie na stanowisko zupełnie nowego pracownika, który właśnie dzięki etykietom będzie potrafił od razu znaleźć wszystko, czego potrzebuje do pracy. Systematyka zakłada jednocześnie konieczność odkładania pobranych przedmiotów na ich dedykowane miejsce, tak by na całym stanowisku zachowane zostały zasady przejrzystości i pełnej wizualności miejsca pracy.
Do technik stosowanych w procesie systematyki zaliczyć można jasne określanie miejsc składowania za pomocą linii, tabliczek i etykiet, oznaczanie miejsc i przedmiotów kolorami i strzałkami, oznaczanie miejsc składowania liniami poziomymi, oraz stosowanie tzw. tablicy cieni, na której każde narzędzie ma swoje miejsce oznaczone własnym, nadrukowanym na niej cieniem.
Sprzątanie
Krok dotyczący sprzątania pozwala na określenie pewnej częstotliwości, metody i standardów poprawnego sprzątania stanowisk pracy oraz przypisania określonych obszarów i zasobów z nim związanych. Sprzątanie postrzega się tu zarówno jako fizyczne czyszczenie i konserwację miejsca pracy, jak i sprzątanie wizualne, a więc nawiązanie do poprzednich kroków tak, by dzięki porządkowi możliwa była identyfikacja ewentualnych awarii i problemów wymagających naprawy. Sprzątanie powinno być włączone w zakres codziennych obowiązków operatorów danego stanowiska i wykonywane przez niego osobiście. Punkt ten, podobnie jak poprzednie ma również zastosowanie także w warunkach biurowych, gdzie codzienne porządkowanie dokumentów i całego obszaru pracy pozwala na większą systematyczność i przejrzystość działań.
Standaryzacja
Jak sama nazwa wskazuje, głównym celem standaryzacji jest określenie standardów realizacji i przestrzegania omówionych wyżej kroków. Często określa się ją mianem techniki kluczowej, gdyż to ona pozwala na osiągnięcie powtarzalności wdrożonych zmian. Aby ją osiągnąć należy stworzyć dokładne instrukcje wykonywania wszystkich czynności omówionych w pierwszych trzech krokach, określić zakres czynności i odpowiedzialności pracowników za działania 5S oraz podjąć wszelkie działania zabezpieczające zmiany przed powrotem do stanu pierwotnego. Standardy mają ułatwić przede wszystkim szkolenie nowych pracowników, ale też identyfikację wszelkich odstępstw i szybkie podjęcie ich korekty. Z tego też powodu muszą być one jednolite dla całej firmy, spisane w sposób zrozumiały i opatrzone zdjęciami ilustrującymi przykładowo prawidłowy sposób organizacji danego stanowiska.
Samodyscyplina
Ostatni już krok w systemie 5S jest swojego rodzaju zamknięciem wszystkich poprzednich czynności. Samodyscyplina powinna być tu rozumiana jako wyrobienie sobie wśród pracowników odpowiednich nawyków i przyzwyczajeń koniecznych do przestrzegania wdrożonych rozwiązań, choć nie koniecznie jako zestaw nakazów do przestrzegania. Samodyscyplina jest krokiem długotrwałym i wymaga ogromnej cierpliwości, dlatego też uznawana jest często jako najtrudniejszy krok metodyki 5S.
Wszystkie opisane kroki 5S, jak i cała filozofia Lean Management są często utożsamiane ze środowiskiem produkcyjnym, jednak w rzeczywistości mogą być w łatwy sposób wprowadzone także we wszelkiego rodzaju obszarach biurowych. 5S jest uniwersalnym podejściem pozwalającym na usystematyzowanie każdego miejsca pracy, niezalenie od wykonywanych na nim zadań czy wymaganych do tego materiałów i narzędzi.
Korzyści z wdrożenia metody 5S
Wśród korzyści płynących z odpowiedniego zastosowania kroków 5S w organizacji można wymienić dwie główne grupy: bezpośrednie zyski dla osób pracujących oraz korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Te pierwsze będą opierały się przede wszystkim na wzroście bezpieczeństwa pracy, podniesieniu standardów jej jakości, zwiększeniu łatwości wykonywanych zadań, czy wyższą satysfakcją i lepszą stabilnością tempa pracy. Wśród korzyści dla przedsiębiorstwa wymienić należy natomiast wyższą jakość produktów, obniżenie kosztów produkcji, polepszenie wizerunku przedsiębiorstwa, czy wreszcie skrócenie czasu przestojów związanych ze złą organizacją stanowisk pracy.
Więcej o tym jak skutecznie wdrożyć i utrzymać system 5S